Ngày 13/6/2016,ấphệthốngđiệntửđaphươngtiệnchoBộTàichítỷ lệ tỷ số Bộ Tài chính đã ra quyết định ban hành Quy chế quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống điện tử đa phương tiện hỗ trợ chỉ đạo, điều hành của Bộ Tài chính (hệ thống truyền hình hội nghị).

Quy chế áp dụng cho Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan, Tổng cục Dự trữ Nhà nước, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước; Sở Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Cục Thuế, Cục Hải quan các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Cục Dự trữ Nhà nước các khu vực; và Tập đoàn Viettel, chi nhánh của Viettel tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Theo Quy chế, các hội nghị phải sử dụng hệ thống truyền hình hội nghị gồm: Hội nghị toàn quốc triển khai nhiệm vụ tài chính ngân sách 6 tháng cuối năm (Hội nghị sơ kết 6 tháng công tác tài chính - ngân sách); Hội nghị toàn quốc tổng kết và triển khai nhiệm vụ tài chính ngân sách năm (hội nghị tổng kết công tác tài chính ngân sách hàng năm); Các hội nghị sơ kết, tổng kết, tập huấn chuyên đề theo lĩnh vực có phạm vi toàn quốc của các Tổng cục; Các hội nghị, cuộc họp khác theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Tài chính phải tổ chức theo hình thức trực tuyến; và các hội nghị khác do Bộ Tài chính, các Tổng cục chủ trì có liên quan đến các đơn vị thuộc ngành Tài chính ở địa phương.

Quy chế nêu rõ các yêu cầu khi sử dụng hệ thống truyền hình hội nghị như: Không để các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng, hóa chất gần các thiết bị của hệ thống; Bảo đảm các điều kiện về phòng cháy, chữa cháy; Bảo đảm các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống truyền hình hội nghị; Không được tự ý di chuyển, sử dụng thiết bị vào mục đích khác hoặc thay đổi các tham số cấu hình hệ thống.

Đồng thời, các đơn vị sử dụng hệ thống truyền hình hội nghị còn phải đảm bảo giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống; Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera; Bật, tắt, vận hành hệ thống phải đúng quy trình kỹ thuật; Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng; và thường xuyên vệ sinh hệ thống theo đúng quy trình, đặc biệt đối với thiết bị camera phải dùng khăn lau mềm tiêu chuẩn và chất tẩy rửa chuyên dụng.