Tư pháp và vấn đề hồ sơ giấy tờ.

Ngành Tư pháp Việt Nam với hơn 70 năm xây dựng và phát triển có khối lượng hồ sơ giấy tờ khá đồ sộ,ảiphápnângcaohiệuquảcôngviệcngànhtưpháptrongthờiđạisốkèo nhà cái 188 đặc biệt là các tài liệu về hộ tịch. Trong khi đó, hiện tại Ngành vẫn đang lưu trữ các dữ liệu theo cách thức truyền thống là sử dụng văn bản giấy. Hình thức này dẫn đến khó khăn trong lưu trữ tài liệu theo năm khi mà tài liệu có thể hư hỏng tự nhiên do nhiều yếu tố khách quan trong khi bảo quản.

Bên cạnh đó, cùng với thời gian, khối lượng tài liệu càng lớn, khiến việc cập nhật, tìm kiếm, tra cứu, dữ liệu hộ tịch của ngành, của thành phố càng trở nên chậm chạp. Theo thống kê, thời gian tìm kiếm hồ sơ trích lục sao y khai sinh, khai tử hoặc kết hôn tại phòng Tư pháp quậnmất trung bình từ 2-4h. Và đặc biệt, dữ liệu này khó cập nhật vào trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử khiến việc xây dựng cơ sở dữ liệu tư pháp, thiếu đồng bộ, thống nhất; xây dựng xong nhưng không có dữ liệu cập nhật…

Chính từ những vấn đề đó, việc cải cách thủ tục hành chính ngành Tư pháp là yêu cầu bắt buộc để nâng cao sự hài lòng của người dân cũng như đồng bộ với mục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử và thành phố thông minh.

Số hóa tài liệu – Giải pháp CNTT hiệu quả cho ngành Tư pháp.

Xuất phát từ thực trạng trên, bài toán đặt ra cho ngành Tư pháp là cần nhanh chóng xây dựng cơ sở dữ liệu tư pháp, hộ tịch và có phương án khai thác hiệu quả nguồn cơ sở dữ liệu này.

Một giải pháp đang được áp dụng rộng rãi trên thế giới và cũng đã triển khai ở nhiều cơ quan, đơn vị, là giải pháp số hóa tài liệu.

Giải pháp số hóa tài liệu là việc chuyển đổi văn bản giấy sang văn bản điện tử, nâng cao hiệu quả lưu trữ, bảo quản, chuẩn hóa dữ liệu để khai thác nhanh chóng.

Giải pháp số hóa tài liệu tổng thể sẽ giúp các cơ quan tiết kiệm chi phí lưu trữ, nhân sự và chi phí quản lý hồ sơ tài liệu, nâng cao chất lượng công việc và sự hài lòng của người dân thông qua việc tiết kiệm thời gian làm việc. Điển hình việc áp dụng giải pháp số hóa có thể rút ngắn thời gian tìm kiếm hồ sơ trích lục sao y khai sinh, khai tử hoặc kết hôn tại phòng Tư pháp xuống chỉ còn 5s (thay vì mất 2-4h như hiện tại).

Giải pháp số hóa của FSI- đơn vị số hóa hàng đầu trong xây dựng, tạo lập cơ sở dữ liệu (CSDL) hộ tịch

Giải pháp số hóa tài liệu tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế, đây là một giải pháp triển khai tư vấn tổng thể đòi hỏi sự chính xác cao cùng quy trình kiểm tra, giám sát nghiêm ngặt bởi tất cả các thông tin đều cần được chính xác và bảo mật tuyệt đối nếu không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến dữ liệu được số hóa khai thác về sau. Vì vậy, nó đòi hỏi nhiều ở đơn vị triển khai phải đáp ứng đủ yêu cầu về năng lực, trình độ, kinh nghiệm.